Dal 6 giugno 2014 è scattato l’obbligo per tutti gli operatori privati (imprese e professionisti) di emettere la fattura elettronica verso la pubblica amministrazione, dunque di dire addio alle fatture cartacee con tutti i vantaggi che il passaggio al digitale comporta. Quindi, a questo punto, è necessario capire per la fattura elettronica PA come fare a crearne una e a inviarla in modo corretto attraverso il Sistema di Interscambio e assicurarsi che sia valida a livello legale e che tutto vada a buon fine.
Come fare: la procedura
Per creare una fattura elettronica PA come fare per realizzarla e inviarla al sistema di interscambio, ma anche conservarla senza problemi? Occorre eseguire alcune operazioni che sono definite nel Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, contenente il regolamento attuativo, come previsto dalla Finanziaria 2008. Gli strumenti indispensabili che servono sono i seguenti:
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- una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC)
- un programma per la creazione di file in formato XML, l’unico accettato dal sistema di interscambio (SdI) per la fatturazione elettronica
un kit per la firma digitale.
Il Sistema di Interscambio (SiD) prevede tre tipi di file:
- file FatturaPA che è un file in formato XML firmato digitalmente che può contenere una singola fattura oppure un insieme di fatture elettroniche
- file archivio che è un file compresso (in formato zip) che contiene uno o più file FatturaPA
- file XML.
Per inviare una fattura alla pubblica amministrazione occorre collegarsi al sito www.fatturapa.gov.it e accedere con le credenziali di Fisconline/Entratel oppure con una Carta Nazionale Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate. È necessario disporre di un indirizzo PED per procedere alla creazione della fattura elettronica PA.
Dopo aver effettuato l’accesso, occorre inserire tutti i campi previsti ovvero i dati relativi all’intestazione della fattura (dati del fornitore, dati della pubblica amministrazione, eventuali rappresentanti fiscali o intermediari…). Dopo aver compilato i campi, occorre preparare il file XML (ovvero il formato della fatturaPA) e firmarlo con firma elettronica. Il file preparato e firmato va nominato nel rispetto delle regole tecniche previste, quindi avrà questo formato:
IT****************_00001.xml
Dove al posto degli asterischi vi sarà il codice fiscale e al posto dei numeri 00001 vi sarà l’ordine progressivo della fattura elettronica. Per inviarlo al Sistema di Interscambio è possibile utilizzare la Posta Elettronica Certificata, il web (attraverso l’interfaccia online messa a disposizione dal sito www.fatturapa.gov.it), servizio SDICoop, servizio SDIFTP (file transfer protocol) e servizio SPCoop anche se la modalità via PEC è certamente la più utilizzata.
Questo è quanto bisogna sapere sull’argomento fattura elettronica PA come fare, senza dimenticarsi che bisognerà poi procedere alla conservazione digitale delle fatture elettroniche emesse. In tal senso, sono due le possibili scelte che è possibile effettuare:
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- il servizio offerto gratuitamente dell’Agenzia delle Entrate con la precisazione che l’unico formato accettato è XML
- il servizio di conservazione digitale proprietario (in house) o eventualmente affidato a terzi (outsourcing), in corrispondenza delle regole tecniche di cui al DPCM del 3 dicembre del 2013.
Il processo che ha portato all’obbligo della fatturazione elettronica PA e la sua conservazione comporta indubbiamente molti vantaggi (efficacia, sicurezza, risparmio sui costi e sulla gestione della fatturazione), ma al momento il problema comune è che si guarda allo stesso come a un semplice processo digitale – cioè quello che permette di creare, inviare e conservare la fattura elettronica – e non a un processo che deve coinvolgere tutta l’organizzazione.
Come sottolineato infatti da Nicola Savino, esperto di fatturazione elettronica e conservazione digitale, con:
un processo corretto e digitalizzato che racchiude anche quello della fatturazione elettronica, è possibile fare della Business Intelligence per far prendere al management decisioni corrette e tempestive.
Sicuri di aver adottato un approccio corretto?