La maggior parte delle aziende, oggi, opta per una gestione trasparente ed intelligente degli accessi del personale che non comporti un eccessivo carico di lavoro e che consenta precisione e certezza. La soluzione giusta per farlo è quella del software presenze, una soluzione che qualsiasi azienda con almeno 15 dipendenti dovrebbe adottare.
Questo sistema sostituisce i vecchi fogli excel consentendo di tenere sempre sotto controllo la presenza di dipendenti, le ore lavorate, gli accessi, in maniera semplice e chiara. Il software presenze è quindi una scelta ottimale, un piccolo investimento per gestire al meglio la presenza degli addetti durante le ore di lavoro, come ci spiega Valerio negri di valeprog, esperto in sistemi di rilevazione presenze. Oggi è praticamente indispensabile nella maggioranza dei casi, e sempre più aziende fanno affidamento su questi sistemi.
Tuttavia, la scelta fra software presenze di diverso tipo è talmente ampia che spesso non si sa bene come regolarsi e gestirsi. Su quali caratteristiche bisogna concentrarsi per la scelta di un sistema di controllo delle presenze che sia davvero semplice da usare ed efficace? Abbiamo raccolto alcuni punti fondamentali che non dovrebbero mai mancare in un software presenze davvero eccellente e che vi aiuteranno a scegliere al meglio.
Le caratteristiche ottimali del software presenze: quali sono?
- Possibilità di accesso per i dipendenti. Scegliere un software presenze che consenta ai dipendenti di accedere in autonomia è sempre una buona idea. In questo modo i lavoratori potranno entrare autonomamente nel sistema e controllare da soli le loro ore lavorate, le assenze e via dicendo. Questo consente di rilevare anche più velocemente anomalie e problemi ed in un certo senso, consente anche di diminuire il carico di lavoro dell’amministrazione.
- Intuizione. Un software presenze che sia semplice da usare, non complicato e non troppo pesante, è sicuramente una buona idea. Anche i dipendenti devono essere in grado di usarlo, pure senza una formazione specifica sul punto. Scegliete un sistema che vi consenta di gestire semplicemente le presenze dei collaboratori e che permetta di essere usato senza formazioni particolari.
- Un’app? Una buona idea. L’idea di rendere il software presenze ‘portatile’ è sicuramente buona, in un contesto come quello odierno nel quale quasi tutti abbiamo uno smartphone che ci consente di accedere ad ogni sistema in ogni istante. Il software presenze mobile sotto forma di app è comodo anche per i dipendenti.
- Timbratura virtuale. Il sistema dovrebbe essere in grado di rilevare in tempo reale la timbratura dei cartellini in modo che le presenze si accumulino senza problemi. Magari anche via smartphone.
- Con sistema in cloud. Per evitare la perdita di dati preziosi, è bene che il software presenze aziendale sia connesso ad un sistema cloud dove vengono salvati, in massima sicurezza, tutti i dati.
- Dotato di tutte le caratteristiche accessorie. Un’azienda, specie se grande, non si può limitare a prendere nota di entrare ed uscite dei dipendenti. Dovrebbe essere in grado di gestire i turni, di gestire anche eventualmente permessi, fasce di tolleranza, part time e uscite anticipate, straordinari. In questo modo il software presenze è davvero completo e riesce a rendere un servizio ottimale all’azienda.
- Compatibile con il sistema di pagamenti. Il software presenze dovrebbe anche essere compatibile con il sistema di payroll aziendale, quindi dovrebbe permettere sempre di integrarsi con il sistema di elaborazione del cedolino.
- Attenzione alla tutela dei dati. La normativa GDPR è molto stringente e deve essere rispettata anche dal sistema di elaborazione delle presenze, che quindi deve sempre garantire il rispetto dei dati personali dei dipendenti dell’azienda.